Concepto de compras

Este tutorial incluye:

 

Concepto de compras

Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimoniocomo un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra .
Con la orden de compra el servicio que realizó el requerimiento podrá recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con ordenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor.
La Orden de Compra y el alta del material en el servicio habilita luego el pago de los bienes que será realizado por la oficina de PAGOS.
El circuito de PAGOS no es parte de este tutorial.

Control por oposición

¿ Qué significa?

 

El control por oposición es un elemento básico de una organización. Es un principio de buena administración y por lo tanto aplicable a la salud. Cuando dos sectores de una misma organización se ocupan de un proceso, se trata de que para llegar a buen término con el mismo, exista un control cruzado de los intereses de los sectores.

 

Ejemplo de cómo funciona:

 

Compras, no define "que comprar", lo que se debe comprar surge de un pedido de otro sector de la organización.

 

Farmacia, que está separada de compras, solicita se le suministre algún elemento para su stock. Pero nunca es COMPRAS, quien decide que falta o que sobra y que se debe comprar.

 

FARMACIA, puede participar en la compra, desde el punto de vista técnico, pero no elige el proveedor, no negocia las condiciones de pago, ni las condiciones de entrega. La negociación con el proveedor la realiza COMPRAS.

 

FARMACIA, luego recibirá lo comprado, realizará el control de calidad y aceptará los productos, dejando habilitado al proveedor para cobrar.

 

PAGOS, que no ha participado en la compra, con la factura del proveedor, la conformidad de FARMACIA y la Orden de Compra de COMPRAS, realizará el pago.

 

El control por oposición hace que ninguna parte de la organización tenga control del proceso, lo cual da transparencia a la gestión y permite delimitar con claridad a los responsables en cada área.

 

Así podremos controlar si :

 

FARMACIA, tiene una adecuada política de stock. No solicita de más ni de menos, no faltan medicamentos pero tampoco se compra en forma desproporcionada.

 

COMPRAS, solamente requiere lo que Farmacia solicita, y se podrá controlar si negocia bien con los proveedores en cuanto a obtener los mejores descuentos y las mejores condiciones de pago.

 

PAGOS, podrá abonar las facturas, teniendo a la vista los requerimientos de stock, la orden de compra, el control de calidad, y en función de los recursos, administrará el dinero, siendo responsable por la administración financiera.

 

El control por oposición garantiza una buena gestión.

 

ÁNGEL 3, utiliza este principio de buena administración para los subsistemas de Patrimonio, Farmacia, Depósito, Sistemas, Cocina, etc.